1. Scheduling visit
To schedule a visit, you will be making two phone calls to each family: the initial recruiting call and the confirmation call (if the family agrees to participate). Depending on the availability of the mother, you will complete the Demographic Questionnaire
1.1 Initial recruiting phone call
English instructions
(See video at the end of the script)
- → If not ENGLISH or SPANISH: end call.
To control for differences in communication, we are looking for families who speak mainly English or Spanish. Would it be alright if we contacted you for other studies in the future? - → If mainly English/Spanish: continue
- → If more than 4 weeks early: end call.
In this study, we are currently looking for children born on term. Would it be alright if we contacted you for other studies in the future? - → If born on term (36-41 weeks): continue
- → If yes: end call.
In this study, we are looking for typically developing children. Would it be alright if we contacted you for other studies in the future? - → If no: continue
- → If no to study or to sharing video on Databrary: end
call
Okay, thank you. May we call you for other studies? - → If yes: continue
- → If the date they are available puts child out of age range:
end call
For this study, we are interested in studying specific age groups: 12-, 18-, and 24-month olds. Would it be possible for us to contact you in XX months to see if [CHILD] can participate then? - → If dates are available when child is still within eligible age range: continue
- → If ready to answer now, continue (see video for Demographics
Questionnaire below this list):
- On your tablet, open Kobo toolbox and start a new questionnaire set
- Fill out participant information at top of new session
- “Save as Draft” after demographic questionnaire and home visit questionnaires
- Only hit “Submit” after filling out clean-up notes back in lab
- Here are links to view the demographic questionnaire
- Please note that presentation and format will differ in the app.
- → If not available now
When will be a good time to call back about the questions? - If another time work, schedule a 10- to 15-minute call to complete demographic questionnaire
- If difficult to find a time up to 2 days before visit, complete demographic questionnaire when confirming visit
Spanish instructions
(Ver video al final del guión)
- → Si no es INGLES o ESPAÑOL finalice la llamada.
Para controlar diferencias de comunicación, estamos buscando familias que hablen primariamente inglés o español. ¿Estaría bien si les contactamos para otros estudios más adelante? - → Si hablan principalmente inglés/español : continúe
- → Si nació más de 4 semanas antes: finalice la llamada.
Actualmente para este estudio estamos buscando a niños que hayan nacido de termino. ¿Estaría bien si les contactamos para otros estudios más adelante? - → Si nació de termino (37-41 semanas): continúe
- → En caso de si: finalice la llamada.
Actualmente para este estudio estamos buscando a niños con desarrollo típico. ¿Estaría bien si les contactamos para otros estudios más adelante? - → En caso de no: continúe
- → En caso de no querer participar en el estudio o estar dispuesto a
compartir los videos en Databrary: finalice la llamada.
Bueno, gracias. ¿Podemos contactarles para otros estudios? - → En caso de si: continúe.
- → En caso de si: finalice la llamada.
Actualmente, solo estamos reclutando familias que están de acuerdo con no usar una mascarilla. Pero, ¿está bien si lo llamamos para otros estudios? - → En caso de no: continúe
- → Si en la fecha en la cual están disponibles el bebé ya esta fuera
de el rango de edad:
Para este estudio estamos interesados en estudiar grupos de edad específicas: 12-, 18, y 24- meses. ¿Estaría bien si les contactamos en XX meses para ver si [NIÑO] puede participar entonces? - → Si el niño esta en el rango de edad para la fecha en la cual están disponibles: continúe
- → En caso de que madre pueda responder las preguntas ahora, continúe
(see video for Demographics Questionnaire below this list):
- Abra un nuevo cuestionario en Kobo toolbox en el Tablet.
- Rellene la información del participante en una nueva sesión.
- Luego de completar el cuestionario demográfico guarde como “sabe as draft”.
- Solo oprima “submit” al completar todas las notas luego de la visita.
- Lista de preguntas del cuestionario demográfico
- Por favor tenga presente que el formato será distinto que en la aplicación.
- → En caso de que madre no pueda responder las preguntas en este
momento,
Cuando seria un buen momento para llamarla nuevamente cuando usted tenga tiempo para responder estas preguntas? - Si puede en otro momento, programe una llamada de 10- a 15-minutos para completar el cuestionario demográfico.
- Si es difícil coordinar una llamada, complete el cuestionario al llamar para confirmar la visita.
1.2 Initial recruiting voicemail
If you reach the family’s voicemail, please leave the following message:
English script
Spanish script
1.3 Initial recruiting email
If you will be contacting the family over email, you may use the following template:
English template
Dear [MOM],
I am writing from the [LAB] to tell you about a fun study that [CHILD] would be perfect for!
For this study, we are interested in learning about babies' natural, everyday experiences in their homes — such as the toys they play with and the places they go. A researcher will visit you and [CHILD] in your home, and the two of you will be video recorded as you go about your day. The visit lasts about 2-3 hours, and you will receive a $50 gift card at the end of the session.
We will not physically interact with you or your child, this study is just observational. Anything we bring into your home will be sanitized.
If you are interested in participating, would like more information, or have any questions, feel free to contact us by email or phone. Our phone number is [XXX-XXX-XXXX]. You can learn more about the study at anhourinthelife.org. We look forward to hearing from you soon!
Thank you,
[LAB]Spanish template
Estimada [MAMÁ],
Le estamos escribiendo desde [LAB] para contarle sobre un estudio de investigación que sería ideal para [NIÑO].
Para este estudio, estamos interesados en conocer las experiencias cotidianas y naturales de los niños en sus hogares – los juguetes con los que juegan y los lugares a los que van en su hogar. Un investigador lo visitará a usted y a [NIÑO] en su hogar, y ustedes serán filmados mientras realizan sus actividades diarias. Cada visita dura aproximadamente 2-3 horas, y usted recibirá una tarjeta de regalo de $50 por su participación.
No interactuaremos físicamente con usted o con su hijo/a, este estudio es solo observacional. Todo lo que llevemos a su hogar será desinfectado.
Si usted está interesada en participar, desea más información o tiene alguna pregunta, no dude en contactarnos por correo electrónico o por teléfono. Nuestro número [XXX-XXX-XXXX]. ou can learn more about the study at anhourinthelife.org/index-spanish.html. ¡Esperamos tener noticias de usted pronto!
Gracias,
[LAB]2. Establishing visit details
Once you have connected with the family and decided on a visit date, please send the following email to establish the visit details:
English template
Dear [MOM],
Thank you very much for agreeing to participate in our home visit study with [CHILD]. Here is a confirmation of the date and time of your appointment:
*Date: [DAY OF WEEK], [DATE]
*Time: [START TIME] – [END TIME]
Your Home Address: [ADDRESS]
We look forward to seeing you on the day of your appointment! If the above address is incorrect, please email back or call us right away. If you have any other questions about this appointment, feel free to contact us at [XXX-XXX-XXXX].
Thank you,
[LAB]Spanish template
Estimada [MAMÁ],
Muchas gracias por acceder a participar en nuestro estudio con [NIÑO]. Esta es la confirmación de fecha y hora de nuestra visita:
*Fecha: [DIA DE LA SEMANA], [FECHA]
*Hora: [HORA DE COMIENZO] - [HORA DE TÉRMINO]
Dirección: [DIRECCIÓN]
Esperamos verlo el día de su cita. Si la dirección anterior es incorrecta, por favor envíe un correo electrónico o llámenos de inmediato. Si tiene alguna otra pregunta sobre esta cita, no dude en comunicarse con nosotros al [XXX-XXX-XXX].
Gracias,
[LAB]3. Confirming a visit (day before the visit)
3.1 Confirmation phone call
English instructions
- → If yes: end call
Currently, we are only enrolling families who are symptom-free and had no interaction with anyone COVID positive. But is it okay, if we call you for this study again in a few months? - → If no: continue
- → If yes:
- → If demographic questionnaire was not completed during initial
phone call:
That’s great! Before the visit, I’d like to ask you a few questions. It will only take 10-15 minutes of your time. - On your tablet, open Kobo toolbox and start a new questionnaire set
- Fill out participant information at top of new session
- “Save as Draft” after demographic questionnaire and home visit questionnaires
- Only hit “Submit” after filling out clean-up notes back in lab
- Here are links to view the demographic questionnaire
- Please note that presentation and format will differ in the app.
- Wrap up the call -
I will see you [date/time]. Just as a reminder, the data we collect from you now and during the visit, will be shared on a web-based library only available to researchers like the professor who runs this lab.
- → If demographic questionnaire has been completed: -
That’s great! I will see you [date/time]. Just as a reminder, the data we collect from you now and during the visit, will be shared on a web-based library only available to researchers like the professor who runs this lab.
- → If demographic questionnaire was not completed during initial
phone call:
- → If no: reschedule, make sure that child will still be within age range
Spanish instructions
- → En caso de si: finalice la llamada.
Actualmente, solo estamos inscribiendo familias que no tienen síntomas y no han tenido interacción con nadie con COVID positivo. Pero, ¿está bien si lo volvemos a llamar para este estudio en unos meses más? - → En caso de no: continúe
- → En caso de si:
- → Si el cuestionario demográfico no fue completado en la llamada
inicial:
¡Excelente! Antes de la visita nos gustaría hacerle algunas preguntas. Esto solo tomara 10-15 minutos. - En el Tablet o computadora, abra un nuevo cuestionario demográfico en Kobo toolbox.
- Lista de preguntas del cuestionario demográfico
- Al finalizar –
Entonces nos vemos el [FECHA] a las [HORA]. Solo como recordatorio, los datos recolectados en nuestra visita serán compartidos en una biblioteca on-line donde sólo tienen acceso los investigadores autorizados como el profesor que dirige este laboratorio.
- → Si el cuestionario demográfico ha sido completado en la llamada
inicial:
¡Excelente! Entonces nos vemos el [FECHA] a las [HORA]. Solo como recordatorio, los datos recolectados en nuestra visita serán compartidos en una biblioteca on-line donde solo tienen acceso los investigadores autorizados como el profesor que dirige este laboratorio.
- → Si el cuestionario demográfico no fue completado en la llamada
inicial:
- → En caso de no: Re-agendar la visita para otro día. Asegúrese que el niño estará dentro de la edad de inclusión para el estudio.
3.2 Confirmation voicemail
If you reach the family’s voicemail, please leave the following message:
English script
Spanish script
3.3 Confirmation email
If you have the family’s email address, it is always advisable to send a confirmation email. You may use the following templates:
English template
Dear [MOM],
Thank you very much for agreeing to participate in our home study with [CHILD]. Please let us know if this appointment still works for you! Here is a confirmation of the time and date of your appointment:
Date: [DAY OF WEEK], [DATE]
Time: [START TIME] – [END TIME]
Your Home Address: [ADDRESS]
We look forward to seeing you tomorrow! Please let us know if this appointment still works for you. If the above address is incorrect, please email or call us back right away. If you have any other questions about this appointment, feel free to contact us at [XXX-XXX-XXXX].
Thank you,
[LAB]Spanish template
Estimada [MAMÁ],
Muchas gracias por acceder a participar en nuestro estudio con [NIÑO]. Por favor le solicitamos nos confirme si aun esta disponible para nuestra visita. Esta es la confirmación de fecha y hora de nuestra visita:
*Fecha: [DIA DE LA SEMANA], [FECHA]
*Hora: [HORA DE COMIENZO] - [HORA DE TÉRMINO]
Dirección: [DIRECCIÓN]
¡Esperamos verlo mañana! Por favor le solicitamos nos confirme si aun esta disponible para nuestra visita. Si la dirección anterior es incorrecta, por favor envíe un correo electrónico o llámenos de inmediato. Si tiene alguna otra pregunta sobre esta cita, no dude en comunicarse con nosotros al [XXX-XXX-XXX].
Gracias,
[LAB]